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Révolutionnez vos comptes-rendus de réunion

Si comme moi, vous trouvez que les comptes-rendus de réunion sont rares et souvent mal fait. Alors il est temps pour vous de découvrir un outil qui va changer cela.

Un compte rendu, pourquoi faire ?

Dans l’article Comment avoir des réunions plus efficaces ? je vous recommande chaudement de faire un compte rendu de réunion.

Cela semble logique, voir banal, mais en réalité le compte rendu de réunion est une denrée rare.

Certain le jugeront inutile alors que d’autre le trouveront indispensable. Mais en réalité à quoi sert – il ?

La réponse est simple :

En premier lieu il sert à rappeler l’objet de la réunion, les grandes lignes de ce qui s’y est passé et à formaliser les décisions prises durant la réunion.

Par ailleurs le compte rendu de réunion est un outil parfait pour rappeler les actions attendues, pour quand, et à qui ces dernières sont attribuées.

Quel support ?

C’est là que les choses commencent à se compliquer. En effet, lors des réunions, PC, cahier, téléphone, tout le monde y va de son outil perso.

Le support d’acquisition est en réalité pas le problème. C’est le support de restitution, et la manière dont il sera rédigé qui va grandement compliquer la tâche et déterminer l’efficacité du compte rendu.

Le plus commun des supports sera un mail, mail qui ne vous permettra pas de suivre l’avancée des tâches que vous aurez partagé avec l’ensemble des collaborateurs concerné.

En effet, comme la plupart de manager je rencontre les difficultés que je viens de vous présenter. C’est là que la solution dont je veux vous parler aujourd’hui prend tout son sens et va vous révéler toute sa puissance.

BEESY : Une solution qui va rendre votre travail plus simple et plus productif.

Beesy est bien plus qu’un simple outil de gestion des comptes-rendus de réunion. Il permet de préparer les réunions, suivre vos projets, suivre l’avancement des tâches de vos collaborateurs et bien plus encore.

Une organisation par Objectifs :

Beesy vous propose une organisation au plus près de vos objectifs. Pour chaque objectif que vous aurez défini, il vous sera possible d’ajouter un ou plusieurs projets.

Une gestion des personnes

Beesy vous permets d’importer ou d’ajouter des personnes directement dans la plateforme. Il intègre un système d’initiales très utile pour les comptes-rendus. Vous pouvez gérer pour chaque personne indiquer l’entreprise, le responsable et toutes les informations « de base ».

Les notes

Nous y voilà, c’est ici que tout ou presque va se jouer. Avant chaque réunion, vous pourrez préparer le squelette de la réunion (à partir de l’ordre de jour de la réunion). Si vous êtes équipé d’un iPad, l’application vous permet même d’importer directement un meeting à partir du calendrier si ce dernier est synchronisé.

Il vous suffit de relier la note à un projet, d’y ajouter les sujets de la réunion, ajouter les participants, et de commencer votre réunion.

Au fur et à mesure de l’avance de la réunion, vous pouvez compléter le futur compte rendu avec différentes actions.

Vous allez ainsi enrichir au fil de la réunion votre compte-rendu en choisissant les actions les plus appropriées à chaque étape.

Vous obtiendrez à la fin de la réunion un visuel qui ressemble à cela :

Le compte rendu

Votre réunion terminée il ne vous reste plus qu’a partager votre compte rendu avec les participants. C’est à ce moment-là que la magie opère. Vous cliquez sur : 

Beesy va alors générer tout seul un compte rendu mis en forme que vous pouvez directement partager par mail, pdf, Word à vos collaborateurs.

Le suivi des actions

Au-delà de cette utilisation, Beesy vous permet de suivre les actions par collaborateurs, leur envoyer un rappel des actions qui leur sont attribuées. Par ailleurs si vous avez les options activées, ils peuvent interagir directement sur leurs actions de sorte que vous n’ayez pas à leur demander si oui ou non telle ou telle tâche est effectuée.

Bien plus encore

Beesy ne s’arrête pas là et propose pleins de fonctionnalité de synchronisation, de collaboration et même d’acquisition des données afin de vous simplifier la vie au maximum.

Découvrez l’application sur beesy.me et ici

Si vous voulez en voir un peu plus, je vous partage leur vidéo d’introduction :

Sebastien Corlouer

2 réflexions sur « Révolutionnez vos comptes-rendus de réunion »

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