Coach Your Brain

Développement Personnel – Life Hacking – Organisation

Pourquoi vous devriez regarder vos emails que 2 fois par jours ?

L’email est un moyen de communication, qu’il est important de bien utiliser si on veut qu’il serve à quelque chose et qu’il soit efficace.

En effet dans la plus part des entreprises, bon nombre de personnes pense que parce qu’elles ont envoyé un mail, alors leur job est fait. Imaginez un instant ce qui se passerai si l’on faisait la même chose avec un courrier papier. Çà n’aurai aucun sens, on est d’accord.

Il est urgent de ne plus considérer les mails comme des choses urgentes, je vous explique dans ce billet pourquoi et comment gagner en efficacité et en sérénité.Quelques statistiques pour comprendre.

D’après l’étude menée par The Radicati Group, Inc :

  • En entreprise un collaborateur (quel qu’il soit) recevait en moyenne 88 emails par jours en 2015. Ce nombre est passé à 92 en 2017.
  • Ce même collaborateur envoyait en moyenne 34 emails par jours en 2015, ce nombre est passé à 32 en 2017.

S’ajoute à cela que d’après l’étude Adobe de 2015.  Les cadres estiment passer plus de 5h par jour en moyenne à consulter leur messagerie, et ce chiffre est porté à 5.6h en France contre 6.3h aux USA.

Je vous pose donc deux questions :

  • Qu’avez-vous vraiment accompli à la fin de votre journée ?
  • Auriez-vous accompli quelque chose de concret si vos mails ne vous avaient pas perturbé ?

Imaginez que vous puissiez vous passez pendant quelques heures de vos mails ? Que ce passerait t’il ? Est ce que vous aller mettre en péril une activité complète ?

L’idée est assez simple, si vous ne coupé pas le robinet d’entrée (provisoirement), vous aller recevoir un certain nombre de mails qu’il va falloir traiter. L’ennui c’est que pendant que vous en traiter un, des dizaines sont en train de tomber et votre curiosité va inévitablement vous pousser a en regarder un autre alors même que vous n’avez pas terminé de traiter le premier.

Coupons la mailbox quelques heures

En revanche, en coupant le flux, vous pourrez facilement vous concentrer sur les emails en instance et aller au bout de chaque action sans craindre d’être dérangé.

C’est l’expérience que je vous propose en relevant vos emails que 2 à 3 fois par jour maximum. Le reste du temps votre boîte email doit être déconnectée et vos notifications désactivées.

Vous pouvez le faire une première fois autour de 9h30 – 10h et une seconde fois autour de 13h30 – 14h. Si vraiment vous êtes accro vous pouvez le faire une dernière fois à 17h.

Ajoutez à cela la possibilité de créer une règle pour marquer les mails où vous êtes en copie, très pratique pour faire un premier tri rapide sur les mails qui vous concerne vous directement.

Mon feed-back 

Après plusieurs années de fonctionnement de la sorte voici ce que je peux vous faire comme retour.

  • 80% des emails que vous recevez ne sont que de l’information, vous êtes d’ailleurs en copie. (Ce sont les derniers que je regarde).
  • Il reste 20% de mails à traiter. ( Sur la moyenne de 92 énoncés précédemment il en reste donc 18), c’est d’emblée beaucoup plus gérable.

Sur ces 18 emails vous verrez assez rapidement que certains se sont résolu d’eux même au relevé suivant. En effet ne vous voyant pas répondre les personnes cherchent par leur propres moyens et finissent par trouver l’information. Petit à petit vous apprendrez à les laisser chercher un peu.

Il ne vous reste donc qu’a statuer sur un peu moins d’une dizaine de mails, où il vous faut appliquer la règle des 2 minutes

Je vous propose le schéma ci dessous pour vous aider dans votre démarche.

Vous pouvez également associer cela à un outil de gestion de tâche, je vous en présenterai un très bien dans un prochain billet.

Sebastien Corlouer

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Revenir en haut de page