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Mon Outil de Todo pour libérer votre mémoire

Depuis que j’ai découvert la méthode GTD, j’ai rapidement trouvé indispensable d’utiliser un outil de todo.

Un outil de todo pourquoi faire ?

L’outil de todo et les todolist qui s’y trouve me permettent de libérer une grande bande passante intellectuelle. Fini d’essayer de me rappeler de telle ou telle tâche à faire. Surtout que 9 fois sur 10 je m’en rappelle au moment où je ne peux pas agir.

L’outil de todo est là pour le faire à ma place. Son rôle est donc de me rappeler ce que j’ai à faire, en fonction du contexte dans lequel je me trouve et ou d’une date donnée.

Cet outil, associé à la règle des 2 minutes et à une bonne gestion des emails devient une arme redoutable.

Quel outil pour quel usage ?

La gestion des todo est propre à l’organisation de chacun. Certain utiliseront des post-it, d’autre leur agenda ou un outil approprié.

Vous pouvez être amené à gérer plusieurs outils entre votre vie pro et perso. Plus vous aller diversifier les outils moins vous arriverez à en comprendre leur pleine efficacité.

Il existe des centaines d’application. Celle dont je vous parle est pour moi celle qui à les fonctions les plus intéressantes pour mon utilisation. Je vous parle donc de ce que je connais, et comment je l’utilise ce n’est pas pour autant parole d’évangile, et vos commentaires et remarques sont les bienvenus.

Cet outil est Todoist, il est gratuit au départ mais il faudra mettre la main au portefeuille pour en tirer toute la puissance. (Le prix reste raisonnable et franchement ça vaut le coup). Croyez-moi vous n’allez pas le regretter.

Présentation de Todoist

Vous pouvez trouver l’outil sur Iphone, Androïd, Mac, Windows, et peut être même présent dans vos applications mail (Outlook et Gmail). Il peut également être intégré à la plus part des navigateurs web.

Une gestion par projet

Todoist s’articule autour de projet et de sous-projets, auxquels vous viendrez ajouter des tâches et des sous tâches. Vous avez également la possibilité de leur appliquer des étiquettes en fonction du contexte par exemple.

La zone temporelle vous permet de voir les tâches en attente pour le jour en cours et sur les 7 prochains jours. Cette dernière fonctionnalité est très utile lorsque vous voulez organiser votre semaine de travail. (Encadré bleu)

La boite de réception regroupe les tâches non affectées à un projet. Cela permet de faire tomber toutes vos tâches, ou capture de tâche, et de les organiser correctement dans un second temps.

 Les fonctionnalités qui font la différence

Parmi les fonctionnalités qui pour moi font toute la différence il y a :

  • La parfaite intégration avec outlook et gmail. En effet vous pouvez transformer un mail en tâche, archiver votre mail et l’oublier. Le moment venu, il vous suffit de cliquer sur la tâche en question et Todoist va récupérer et ouvrir le mail initial pour que vous puissiez avoir les éléments dont vous avez besoin.

  • La parfaite intégration avec google chrome, qui permet de transformer une page internet en tâche (lire un article, finir le blog…). En cliquant sur la tâche, Todoist vous ouvre la page internet pour que vous puissiez reprendre où vous en étiez. Magique !
  • Vous pouvez également intégrer les tâches directement dans vos agenda, Todoist fourni une adresse à inviter depuis votre agenda pour ajouter le calendrier de todo.

Collaboration

Comme la plupart des outils de todo, Todoist vous permet de partager et d’assigner des tâches à votre équipe ou vos proches. Les projets collaboratifs sont alors identifiés par un petit bonhomme au lieu du point.

Les petits plus

Todoist propose quelques petites fonctions sympas qui peuvent vous aider à ne pas procrastiner, et aussi mieux vous connaitre.

  • Il permet de vous fixer un objectif de tâche à atteindre (5 par jour par exemple). Et d’en avoir un par semaine (25 tâches par exemple).
  • J’ai eu la bonne surprise début janvier de recevoir un « rapport d’activité » reprenant mes résultats de l’année, à quel moment je suis le plus productif…

Voilà j’espère que ce billet vous donnera envie de vous y mettre, n’hésitez pas à me poser vos questions en commentaires, je me ferais une joie de vous y répondre.

Sebastien Corlouer

5 réflexions sur « Mon Outil de Todo pour libérer votre mémoire »

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