Coach Your Brain

Développement Personnel – Life Hacking – Organisation

Lutter contre la réunionite

La réunionite est une maladie bénigne ayant pour principale symptôme un fort sentiment de perte de temps. Extrêmement contagieuse, elle touche en particulier les cadres des grandes entreprises. Difficile à soigner, il faut être très vigilant pour éviter de se faire contaminer malgré nous.

Il y a quelques mois je vous proposais un article sur comment rendre vos réunions plus efficaces.

Dans ce billet, je vous propose quelques tips pour vous permettre de vous prémunir de le réunionite.

Le constat

D’après une étude Opinionway de 2017 un cadre passe en moyenne 6 semaines par an en réunion dont la moitié sont jugées non productives.

C’est près de 1 salarié sur 5 qui déplore l’absence d’ordre du jour ou à minima d’objectif clairement défini.

Pire c’est près un peu plus d’un quart des salariés interrogés qui ne voient pas la nécessité de leur présence à ces réunions.

Au delà de ce premier constat il faut prendre en compte que 3/4 des répondants, estiment ne pas pouvoir refusé les invitations pour se dispenser de certaines réunions.

Fort de ce constat les conséquences sur les réunions sont sans appels, 44% des salariés utilisent leur smartphone ou leur ordinateur pour faire autre chose pendant que la réunion se déroule.

Parmi les différentes activités pratiquées par les employés durant les réunions, on retrouve :

  • La lectures des mails 57%
  • L’envoi de mail 43%
  • Le traitement de leurs dossiers à hauteur de 40%
  • La consultation du Net pour 22% 

Seulement 46% d’entre eux disent prendre les notes en lien avec la réunion.

Autres statistiques :

Dans les autres statistiques que l’on peut relever; les graphiques suivant sont assez intéressants sur les problématiques qui entrainent une perte d’engagement durant les réunions. Cela, au delà du fait que les personnes se sentent concernées ou non par ces dernières.

Structurez votre agenda

Outre les quelques règles de bases dont je vous ai parlé dans un article précédent vous pouvez également choisir de donner un code couleur à vos réunions, auxquels vous associerez un timing clair connu de tous.

  • Les réunions d’action : Pas plus de 15 minutes et vous devez sortir avec un plan d’action.
  • Les réunions de validations  : Pas plus de 5 minutes et vous ressortez en ayant validé la solution retenue.
  • Les sessions de Brain-storming à délimiter dans un temps imparti.

Choisissez un lieu adapté et un timing adapté

Pour les courtes réunions de 5 à 15 min je vous recommande d’essayer de mettre en place des stand-up meeting. Le fait d’être debout inhibera la tendance à se répandre sur un sujet et donc d’enchainer les points assez vite en allant directement à l’essentiel. En effet chacun sera motivé à l’idée de retrouver le confort de son bureau. Il est par ailleurs démontré que cette méthode favorise une meilleurs collaboration des protagonistes qui travaillent en règles général autour d’un support durant ces meeting.

De même pour les réunions à 2 ou 3 et si les données que vous avez à traiter ne sont pas confidentielles et que vous n’avez pas besoin des outils structurels d’une salle de réunion, il peut être préférable de privilégier un espace de dit de « co-working » ou une zone un peu moins formelle où il est un plus « compliqué » de s’installer dans la durée. Vous serez alors plus focus sur ce que vous avez à faire.

Préparez votre réunion avant l’arrivée des personnes.

Pour éviter de perdre l’engagement des gens dès le début de la réunion ou au cours de celle-ci, voici 9 conseils :

  • Vous prenez soin d’envoyer un ordre du jour aux participants lors de l’invitation à la réunion.
  • Vous faites attention à vérifier que tous les participants sont disponibles sur le créneau choisi.
  • Choisissez bien les participants, si votre objectif est clair, vous savez normalement de qui vous avez besoin pour vous aider à l’atteindre. Inutile de convier des figurants à la réunion.

  • Vérifier que les aspects techniques (informatique, video-projecteur…) fonctionnent avant le début de la réunion. Cela évitera de démobiliser les troupes pendant que vous êtes en train de bricoler la technique.
  • S’assurer que tout le monde puisse voir l’écran et soit bien installé pour la prise de note notamment.
  • Un contenu multimédia bien utilisé et pas trop « tape à l’oeil » vous sera d’un grand support.
  • Je vous recommande de demander de mettre les téléphones sur silencieux et de fermer les ordinateurs portable si ils ne sont pas utiles. En effet vous limiterez ainsi les interruptions. 
  • Votre présentation doit être personnelle, agréable et facile à suivre. (Exit les slides illisibles et pleines de texte.)

Dans le feu de l’action

  • Commencez à l’heure, tant pis pour les retardataires, votre agenda est assez chargé pour ne pas laisser les autres jouer avec.
  • Débuté par le Pourquoi : Pourquoi avez vous sollicité cette réunion ? quel en est l’objectif ? Si vous avez envoyé un ordre du jour, le travail est déjà fait en très grande partie. En effet, vous n’aurez qu’à le dérouler pour être certain que chacun à le même niveau d’information. Mais attention l’ordre du jour est déjà le cheminement vers l’atteinte de l’objectif.
  • Il faut garder le contrôle : Ne laissez pas vos convives s’égarer pendant la réunion. Ils doivent utiliser au mieux leur temps de parole sans nuire à l’atteinte de l’objectif. Reprenez la main dès que la situation vous échappe. Je rappelle qu’il est important de terminer à l’heure en ayant balayé tout votre ordre du jour.
  • A la fin de la réunion faites un tour de table. En effet, vous pourrez alors voir si il est possible de gagner en efficacité ou de définir l’objectif de la prochaine réunion.

Sebastien Corlouer

Un commentaire sur “Lutter contre la réunionite

Laisser un commentaire

Votre adresse de messagerie ne sera pas publiée. Les champs obligatoires sont indiqués avec *

Revenir en haut de page