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Développement Personnel – Life Hacking – Organisation

Comment avoir des réunions plus efficaces ?

Vous vous sentez débordé, vous avez trop de réunions et vous demandez comment en avoirs moins ? Dans la plupart des grandes sociétés, les cadres ont en moyenne 3 réunions par semaine. Ces derniers estiment que c’est un des meilleurs moyens de prendre une décision. Pourtant ils reconnaissent également y perdre beaucoup de temps. Près de 50% du temps passé en réunion ne serait pas productif. Afin de vous aider pour faire en sorte de limiter les réunions, leur durée et maximiser leur efficacité, je vous donne quelques trucs et astuces dans cet article.Quelques règles élémentaires

Si vous êtes à l’origine de la réunion.

Lorsque vous programmez des réunions il faut garder à l’esprit quelques règles élémentaires. Ces dernières vous permettront de faire gagner du temps et de ne pas en faire perdre aux autres. Vous aurez également plus de chance que les gens viennent.

Vous devez vous assurer que tous les interlocuteurs que vous souhaitez voir à la réunion soient tous disponibles.

Rien de plus désagréable que de voir des réunions se placer sur un créneau horaire déjà pris.

Il est très simple de savoir si les personnes que vous souhaitez inviter sont disponibles ou pas sur un créneau horaire. En effet, les outils de messagerie proposent des fonctionnalités vous permettant de voir cela en temps réel. Par ailleurs si vous ne disposez pas de telles fonctionnalités vous pouvez toujours utiliser des outils comme Doodle qui permet de proposer plusieurs dates et créneaux horaires pour vous aider à placer votre réunion au meilleur créneau possible.

Bien que cela paraisse évident, vos collaborateurs ne sont pas à votre disposition. Vous devez tenir compte de leurs obligations et de leur planning lorsque vous les sollicités. De fait, je vous invite à anticiper au maximum vos réunions. N’envoyez pas une invitation la veille pour le lendemain.

Vous devez au maximum limité la durée de la réunion.

Pour vous assurer que la réunion soit efficace je vous recommande de limiter au maximum sa durée. Garder un auditoire attentif plus de 30 minutes est compliqué. Vous constaterez sans mal des personnes ouvrir leur PC, regarder leur téléphone…

Ce comportement est signe que vous avez perdu une partie de l’auditoire. Ces personnes sortiront sans doute de votre réunion avec un sentiment de perte de temps.

Vous devez formuler un ordre du jour clair et vous assurer que vous tiendrez dans le temps imparti

Avant d’envoyer votre invitation, vous devez avoir pris le temps de rédiger un ordre du jour clair et précis. J’ajoute que si vous êtes en attente de livrables, il est important de le mentionner dans votre ordre du jour. A défaut informez au préalable la personne concernée.

Maitrisez le temps durant votre réunion.

Commencez à l’heure ! Peu importe si tous les gens sont présents ou non. Ne revenez pas sur ce que vous avez déjà abordé. En plus de faire une redite qui vous fera assurément perdre l’auditoire présent au départ. Répéter vous fait consommer du temps qui n’était pas destiné à cette utilisation. Ce sera aux retardataires de venir chercher l’information après la réunion. Assurez-vous de maitriser le temps pour vous permettre d’aborder tous les points de votre ordre du jour. Terminez à l’heure dite.

Faite un compte rendu de réunion

Un ordre du jour bien préparer doit vous permettre de faire un compte rendu de réunion clair et efficace. Il existe des outils très puissant qui pourront vous aider dans le domaine. Pour ma part j’utilise Beesy. Je vous présenterai cet outil très bientôt plus en détail.

Si vous êtes convié à une réunion

Demandez un ordre du jour

Dans le cas où la réunion n’a pas d’ordre du jour demandez le à votre interlocuteur : Vous pouvez utiliser un texte comme : Pour que je puisse me préparer au mieux, pourriez-vous m’envoyer un mail avec un ordre du jour ? C’est à dire les sujets et les questions que nous devons aborder ? Ce serait formidable. Merci d’avance.

Ne perturbez pas vos plans

Si vous n’êtes pas disponible sur le créneau proposé initialement vous avez 2 solutions :

  1. Proposer un nouvel horaire
  2. Refuser la réunion

Il va de soi qu’il faut faire la part des choses, si, il s’agit d’une réunion de crise ou d’un cas de force majeur il faudra faire preuve de souplesse.

Demandez à partir

Si vous sentez que les sujets ne vous concernent plus. Si l’envie d’ouvrir votre PC devient incontrôlable il est temps de partir !

Demandez poliment si l’auditoire a encore besoin de vous.

  • Dans la négative, demandez à prendre congé.
  • Si la réponse est positive et que le temps de la réunion se termine, demandez à traiter les points rapidement ou s’il est possible de les traiter plus tard.

Dans tous les cas si le temps imparti à la réunion est écoulé vous pouvez partir. Des gens ou du travail vous attendent. Notez qu’il est préférable de prévenir en début de réunion que vous partirez à l’heure quel que soit l’état d’avancement de la réunion.

Quelques trucs et astuces

Limitez le temps imparti

5 minutes bien utilisées c’est long. Vous ne me croyez pas ? prenez un chronomètre, attendez 5 minutes sans rien faire et vous verrez.

Si, il y a peu de sujets, inutile de bloquer une heure à tout le monde.

Essayez de limiter vos réunions à 30 minutes maximum.

Limitez le nombre de participant et la durée de leur présence

Dans l’hypothèse où les sujets à traiter ne concernent pas toutes les parties invitées vous pouvez proposer aux différentes personnes de ne venir que pour le moment qui les concernent. Attention dans ce cas de leur préciser qu’il est important qu’ils soient à l’heure.

Demandez à maintenir les PC fermé.

Sauf cas particulier les PC n’ont pas nécessairement besoin d’être ouvert. Pour maintenir l’auditoire vous pouvez leur demander de venir sans leur PC ou de les maintenir fermé.

Répartissez les tâches

Si des décisions sont à prendre, si des tâches sont définies pendant la réunions vous devez le mentionner dans le compte rendu.

Pensez à dire qui doit faire quoi et pour quand. Beesy et Todoist par exemple pourront assurément vous y aider.

J’ai récemment updaté le sujet des réunions en vous expliquant comment lutter contre la réunionite.

Sebastien Corlouer

4 réflexions sur « Comment avoir des réunions plus efficaces ? »

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